マイナンバーの収集

マイナンバーの収集

企業側は、従業員のマイナンバーを収集しなければなりません。

 

社員に、マイナンバーを教えてくれ!

 

と聞けばいいんでしょう?と思う方もいるかもしれません。

 

確かにその通りではあるのですが、そんなに単純に考えて良いものでもありません。

 

マイナンバーの収集の対象は、従業員はもちろんのこと、その扶養家族まで対象になります。ですので、企業によっては、膨大な数になる可能性も高いです。

 

また、マイナンバーは一度収集してしまうと、安全に保管し、漏洩のないように管理し、不要な段階で、安全に破棄する必要があります。

 

ですので、マイナンバーの収集自体は、難しいものではありませんが、その後の管理や漏洩防止、破棄で問題を引き起こさないようにする必要があります。

 

 

具体的にどのように収集する?

 

マイナンバーの収集方法については、中小零細企業などでマイナンバーの対策をしていない場合は、メールではなく、必ず対面にて提出してもらうのが良いです。なぜなら、インターネットは、セキュリティが破られる可能性も高いですし、マイナンバー制度に慣れない人が多い時期を狙ってのサイバー攻撃などが懸念されているからです。

 

また、その番号が本人のものかどうかの確認が必要ですので、本人確認ができる形で提出してもらう必要もあります。

 

具体的に何を提出して貰えば良いのかというと、

 

@個人番号カード
A番号通知カードと運転免許証等
Bマイナンバーの記載された住民票の写しと運転免許証等

 

マイナンバーを収集する際には、マイナンバーの番号だけでなく、必ず身元確認をする必要が出てきますので、人事業務は不慣れの場合、手間がかかることも考えられます。

 

また、その従業員に扶養家族が「国民年金第3号 被保険者」の場合は、事業主が本人確認を行う必要がありますので注意が必要です。扶養控除の対象者の場合は、その従業員が行うことになります。

 

尚、マイナンバーを収集して本人確認を行う業務は、外部に委託することも可能です。ですが、もちろん、そこにはセンシティブな情報を扱う上での資格を持ったところでないとできません。

 

大手企業などでは、マイナンバーの収集?管理までを外部に委託するケースも多く、外注先の選定なども早い段階から行われています。


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